Les documents engageants Afin de l’entreprise necessitent une attention tres particuliere.

il convient des abriter, assurer un disponibilite, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue de plus et puis dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de temps libre ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations seront au fait des enjeux du records management. On doit dire que ce terme anglo-saxon n’a jamais vraiment ete adopte, surtout par des PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire tout seulement de gestion electronique des documents Afin de designer un concept precis de conservation des informations. «Le records management, c’est l’archivage de l’ensemble des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, ce, pendant votre delai reglementaire impose par le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais on voit tres peu de questions a se poser, on parle vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Il existe, a ce moment-la, une vraie demarche encadree via des normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a Notre gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi des petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de une telle notion, quand elles ne l’ignorent tout simplement gui?re ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers sont au sein des armoires et nos documents electroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont d’une valeur, puis des confie dans la plupart des cas aux experts-comptables : il y a de fait une certaine forme d’externalisation, votre systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors d’la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.

La sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse firme, un projet de records management est formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs Afin de les utilisateurs, a travers une vision reellement orientee services», explique concernant sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise sur l’operationnel, on s’interroge dans l’apport d’un systeme d’archivage d’un opinion fonctionnel : en tant qu’editeur, notre discours ne a aussi plus la reduction des dangers mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permettra d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo etant donne qu’il ne vehicule pas de notions de ROI. Dans ce genre d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il faut convaincre que la mise en place d’un systeme d’archivage degage plus de ressources Afin de la GED tout en centralisant nos operations de conservation.»

« Mes outils de records management ne font nullement la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes sont Sans compter que qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des informations). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles paraissent parfois mal informees et mal organisees».

A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer la conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement evoque les documents archives. L’ensemble des documents ne sont jamais toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve et de gestion pour un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose i  propos des outils fournis par une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), et valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels en solution, des fonctions qui permettent de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. L’article est cadre avec un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une agreable gouvernance des records geres via l’application. Ce referentiel identifie l’ensemble des activites d’une firme sous le prisme de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit Afin de chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Les regles ainsi definies sont directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est pas mort, mais constitue au contraire une richesse disponible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, ils font deux grandes etapes, la realisation et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president crГ©er un compte geek2geek d’une Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions de la conservation de ce document une fois qu’il doit etre archive. Il existe des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer au temps libre. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de donnees numeriques est plus adapte : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver un ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier votre flux d’informations bien en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est equipes pour pouvoir verifier tres rapidement leur caractere authentique, un origine et un integrite».